מומלץ לשלוח קובץ לדוגמה או כמה עמודים מייצגים, את מספר העמודים הכולל, את סוג הקובץ הרצוי ואת מועד המסירה המבוקש. אם יש חלקים מטושטשים, טבלאות או כתב יד משתנה, חשוב לכלול גם אותם בדוגמה. כך ניתן להעריך את היקף ההקלדה והבקרה הדרושה.

כן, ניתן לבחון עבודות גדולות הכוללות עשרות ומאות עמודים, למשל מחברות, ארכיונים, תרשומות ופרוטוקולים. בפרויקט כזה כדאי להגדיר מראש סדר קבצים, שמות מסמכים, פורמט אחיד ואפשרות למסירה בשלבים. היתכנות ולוחות זמנים נקבעים לאחר בדיקת דוגמה. למידע על הקלדת פרוטוקולים.

OCR הוא תהליך אוטומטי לזיהוי טקסט מתוך תמונה או סריקה. הוא עשוי לעבוד היטב במסמכים ברורים, אך לטעות במסמכים ישנים, בסריקות עקומות, בשילוב שפות, בטבלאות ובכתב יד. הקלדה ובקרה אנושית מאפשרות לבדוק את הטקסט מול המקור ולתקן שיבושים. על טיפול ב־PDF סרוק.

אפשר לבדוק אם ניתן לבחור ולהעתיק את הטקסט בקובץ, והאם הטקסט שהועתק תואם למקור. אם הקובץ הוא למעשה תמונת עמוד, יהיה צורך בזיהוי טקסט או בהקלדה. גם כאשר ניתן להעתיק טקסט, מומלץ לבדוק שמות, מספרים, סימני פיסוק וטבלאות.

במקרים רבים כן. עדיף לצלם כל עמוד בנפרד, באור אחיד, בלי צללים, כשהדף ישר וכל השוליים מופיעים בתמונה. ככל שהצילום חד וקריא יותר, כך ניתן לצמצם זמן עבודה ואי־בהירויות.

לא מומלץ להשלים מילים מתוך ניחוש כאשר הדיוק חשוב. אפשר לבקש תמונה חדה יותר, צילום נוסף או מידע משלים מהלקוח. כאשר גם לאחר בדיקה אי אפשר לפענח חלק מהטקסט, יש להסכים מראש כיצד יסומנו קטעים לא ברורים במסמך המוקלד.

כן, בכפוף לקריאות החומר. מומלץ לצלם עמודים לפי הסדר ולצרף דוגמה מתחילת המחברת, מאמצעה ומסופה, במיוחד אם כתב היד משתנה. מידע נוסף על הקלדת כתבי יד ומחברות.

ניתן לטפל בחומר כתוב כגון טיוטות, תרשומות, הודעות, נספחים ופרוטוקולים. כאשר מדובר בחומר רגיש, חשוב לתאם אופן העברה ומסירה מתאים ולהבהיר אם נדרשת הקלדה נאמנה למקור. למידע על הקלדת חומרי חקירה.

הקלדת פרוטוקול מתחילה במסמך כתוב קיים — למשל תרשומת בכתב יד או סריקה. תמלול ישיבה מתחיל בהקלטת שמע או וידאו, שממנה מפיקים מסמך טקסטואלי. אם החומר שלכם מוקלט, השירות הרלוונטי הוא בדרך כלל תמלול מקצועי ולא הקלדה.

במקרים רבים ניתן לשמר את המבנה המקורי או ליצור מבנה אחיד ונוח לעריכה. מידת השחזור תלויה באיכות המקור ובמורכבותו; חשוב לציין מראש אם יש צורך בהתאמה חזותית קרובה למקור, בטבלאות או במספור משפטי מדויק.

אם רוצים לערוך, לחפש, להוסיף הערות או לשלב את הטקסט במסמך אחר, בדרך כלל Word יהיה שימושי יותר. PDF מתאים להצגה, העברה או הדפסה בפורמט קבוע. אפשר לתאם מראש את סוג הקובץ שיימסר.

המחיר מושפע ממספר העמודים ומכמות הטקסט בפועל, מרמת הקריאות, מטבלאות, מהצורך בהקלדה מחדש לעומת תיקון, מדרישות העיצוב ומהדחיפות. בפרויקטים גדולים עדיף לקבל הצעה לאחר בדיקת מדגם מייצג, ולא להסתמך רק על מספר העמודים.

לא תמיד. שני עמודים עשויים להיות שונים מאוד בצפיפות הטקסט, באיכות הצילום ובזמן הדרוש לפענוח. מסיבה זו הצעת מחיר מדויקת מצריכה בדרך כלל דוגמה מהחומר ותיאור התוצר המבוקש.

אפשר לבחון מסירה בשלבים כאשר מדובר בפרויקט גדול או בלוח זמנים צפוף. מומלץ לקבוע מראש סדר עדיפויות בין המסמכים, מועדים לכל אצווה ושיטה אחידה למתן שמות לקבצים. המסירה בשלבים כפופה לתיאום ולאישור מראש.

אין זמן קבוע. משך העבודה תלוי בכמות הטקסט, באיכות המקור, בצפיפות הכתיבה ובמורכבות העיצוב. מחברת כתובה היטב עשויה להיות פשוטה יותר מקובץ קצר שמכיל סריקות מטושטשות או טבלאות צפופות. זמן אספקה נמסר לאחר בדיקת החומר.

ניתן לבדוק אפשרות לטיפול דחוף בהתאם להיקף העבודה ולזמינות. חשוב לציין את מועד היעד כבר בפנייה הראשונה ולסמן אילו מסמכים צריכים להיות מוכנים ראשונים.

יש להבחין בין הקלדה נאמנה למקור לבין עריכה לשונית. כאשר נדרשת העתקה מדויקת של מסמך, שינויי ניסוח עשויים להיות לא רצויים. אפשר לבקש סידור בסיסי או עריכה בנפרד, לאחר הגדרת היקף ההתערבות המבוקש.

האפשרות תלויה בשפה, בקריאות המסמך ובזמינות איש מקצוע מתאים. הקלדה משמרת את שפת המקור, בעוד שתרגום משנה את שפת הטקסט. אם נדרש גם תרגום, אפשר לעיין בעמוד תרגום מסמכים.

כדאי להימנע משליחת חומר רגיש בערוץ שלא תואם מראש, ולהגדיר מי רשאי להעביר ולקבל את הקבצים. ניתן לברר מראש את אופן המסירה, הטיפול והסודיות המתאימים לאופי החומר. אל תשלחו פרטי גישה או סיסמאות בתוך ההודעה הראשונה.

מומלץ לחלק את החומר לתיקיות לפי נושא או תאריך, לצלם או לסרוק לפי סדר העמודים, להקפיד על שמות קבצים עקביים ולצרף רשימת מסמכים. אם נדרשת שמירת מספרי עמודים מקוריים או התאמה לנספחים, חשוב לציין זאת מראש. כך קל יותר למנוע כפילויות ועמודים חסרים.